L'accès direct à l'information recherchée constitue la difficulté essentielle des entreprises informatisées dans la mesure où chaque collaborateur élabore son propre système de classement en l'absence de normes établies.

Il existe aujourd'hui des solutions logicielles permettant d'élaborer une structure de classement correspondant à votre structure avec des fonctionnalités autorisant un classement automatique des documents entrants et sortants.

Concrètement, la GED (Gestion Electronique de Documents) est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. C'est l'ensemble des techniques qui permettent d'accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d'informations et de documents générés ou reçus par une organisation.
L'avantage de la GED est de fédérer les moyens et méthodes qui permettent de classer et de réutiliser intelligemment ces informations.

Les solutions GED sont avant tout des ensembles fédérateurs d'outils qui viennent compléter des programmes bureautiques destinés au traitement de documents électroniques.
Elles comprennent généralement quatres étapes :

• Acquisition des documents; intégration de documents papiers existants numérisés au travers de scanneurs.
• Classement des documents; indexation des documents par types, concepts ou mots-clés.
• Stockage des documents; support, organisation du stockage et durée de conservation.
• Diffusion des documents; publication et consultation des documents via l'internet ou l'intranet.

La réalisation d'un projet GED se fait par étapes en collaboration étroite avec l'utilisateur :

• Identification des acteurs du projet (décideurs, responsables, utilisateurs).
• Définition de l'information qui doit alimenter le système, inventaire des documents existants.
• Etablissement d'un scénario de cycle de vie pour chaque type de document.
• Mise en place progressive du nouveau système et validation.
• Formation des utilisateurs.
• Exploitation et maintenance.

Cette prestation nécessite l'acquisition d'un programme mis en oeuvre dans le cadre du service d'assistance informatique.